Handwerkerrechnungen

Geschichte der Sanitär-, Heizungs-, Klima- und Solartechnik
Abkürzungen im SHK-Handwerk
Bosy-online-ABC

Alle Angaben ohne Gewähr

Wer die Kosten für Renovierung, Modernisierung oder Reparaturen im privaten Haushalt bei der Steuer absetzen will, muss die Handwerkerrechnung bargeldlos bezahlen. So entschied jetzt der Bundesfinanzhof (Az.: VI R 14/08). Bei Barzahlung gebe es keine Steuerermäßigung. Schließlich wollte der Gesetzgeber mit dieser Vorschrift die Schwarzarbeit bekämpfen. Zur Erinnerung: Ab 2009 sind direkt von der Einkommensteuer 20 % der Kosten, höchstens aber 1.200 Euro absetzbar (bisher 600 Euro).

Die Absetzbarkeit (Abzug bzw. Steuerermäßigung) bezieht sich nur auf die Lohnkosten (Arbeitslohn des Handwerkers) also nicht auf Kosten für das Arbeitsmaterial. Handwerksbetriebe schlüsseln daher ihre Rechnungen genau nach Arbeitslohn und sonstigen Kosten auf. Eine reine Festpreisvereinbarung auf einer Rechnung ist steuerlich nicht begünstigt. Mit dem Handwerksunternehmen sollte daher schon vor der Rechnungstellung über die erforderliche Aufteilung auf der Rechnung gesprochen werden. Als Auftraggeber eines Handwerkers ist darauf zu achten, dass in der Rechnung Arbeitslohn und Arbeitsmaterial einzeln mit getrennter Mehrwertsteuer aufgeführt sind.
Umfangreiche Handwerkerarbeiten, bei denen die Rechnungsbeträge besonders hoch sind, können unter bestimmten Vorausetungen über drei Jahre aufgeteilt werden. Hier sollte ein Steuerberater hinzugezogen werden.
Wenn Handwerker in einer selbst genutzten Eigentumswohnung, einem selbst bewohnten Eigenheim oder dem dazu gehörigen Grundstück arbeiten, dürfen 20 % der Arbeitskosten von der Steuer abgesetzt werden. Dazu gehören auch Anfahrtskosten und Verbrauchsmaterialien.
Absetzen dürfen Sie nur Arbeiten, die dem Erhalt oder der Renovierung dienen – nicht aber solche, die etwas Neues schaffen. Zu den abzugsfähigen Handwerkerleistungen gehören z. B. die kompletten Schornsteinfegerkosten.

Das Finanzamt verlangt eine detaillierte Rechnung über die Leistungen und auf Verlangen ist die Zahlung durch einen Kontoauszug, aus dem sich die Abbuchung des Rechnungsbetrages ergibt, oder durch eine entsprechende Bankbescheinigung nachzuweisen. Die Vorlage einer Durchschrift oder Kopie des Überweisungsträgers reicht im Zweifelsfall nicht aus. Bargeschäfte mit oder ohne Rechnung sind nicht begünstigt (§ 35a Abs. 5 EStG). Eine Barzahlung der Rechnung wird von der Finanzverwaltung selbst dann nicht steuermindernd berücksichtigt, wenn der Handwerker den Geldeingang und dessen ordnungsgemäße Versteuerung bestätigt. Die Bedingung der Zahlung per Bank ist aber erfüllt, wenn die Rechnung vom Konto eines Dritten bezahlt wird (FG Sachsen, Urteil vom 18.09.2009 - Az 4 K 645/09).

Die Finanzverwaltung erkennt ein Geschäftsdokument als Rechnung (§ 14 - Umsatzsteuergesetz) nur an, wenn folgende Angaben vorhanden sind:

•  Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (AN - Auftragnehmer)
•  Name und Anschrift des Leistungsempfängers (AG - Auftraggeber)
•  Termin der Lieferung oder Leistung
•  Ausweisung der angefallenen Lohnkosten
•  Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
•  Steuersätze der aufgeschlüsselten Netto-Beträge und die jeweils darauf entfallenen Steuer-Beträge
•  Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
•  eine einmalig vergebene Rechnungsnummer
•  Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers

Wenn einzelne oder alle Positionen von der Umsatzsteuer befreit sind, muss dies durch einen zusätzlich Hinweis auf die Rechnung vermerkt werden (z. B. wenn der Aussteller unter die Kleinunternehmer-Regelung fällt ["Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG"]).

Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von 250 €) müssen nicht so umfangreich aufgestellt sein. Hier genügen nach § 33 der Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung folgende Angaben:

•  Name und Anschrift des Ausstellers (AN - Auftragnehmer)
•  Ausstellungsdatum
•  Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung
•  Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Der Steuersatz in einer Kleinbetragsrechnung kann auch zu einem unberechtigten Steuerausweis oder einem unrichtigen Steuerausweis führen. Rechnet ein Kleinunternehmer mit einer Kleinbetragsrechnung ab, in der er "enthält 19 % Umsatzsteuer" angibt, ist dies ein unberechtigter Steuerausweis – der Kleinunternehmer schuldet aus dem angegebenen Gesamtbetrag 19 % Umsatzsteuer nach § 14c Abs. 2 UStG. Gibt ein regelbesteuerter Unternehmer in einer Kleinbetragsrechnung für eine dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegende Lieferung fehlerhafterweise "enthält 19 % Umsatzsteuer" an, schuldet er den Differenzbetrag zu 7 % als unrichtig ausgewiesene Umsatzsteuer nach § 14c Abs. 1 UStG.

In den folgenden Fällen darf nicht mit einer Kleinbetragsrechnung abgerechnet werden:
• Es wird eine Lieferung ausgeführt, deren Ort sich bei einer Lieferung zwischen zwei Mitgliedstaaten nach § 3c UStG in den Bestimmungsmitgliedstaat verlagert (Versandhandelsregelung).
• Es wird eine steuerbare, aber steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nach § 6a UStG ausgeführt.
• Es wird eine Leistung ausgeführt, bei der der Leistungsempfänger nach § 13b UStG (Reverse-Charge-Verfahren) zum Steuerschuldner wird.

Werden steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht, sind auch Privatleute seit dem 1. August 2004 verpflichtet, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder andere beweiskräftige Unterlagen für 2 Jahre aufzubewahren. Auch Mieter einer Mietwohnung können als Auftraggeber von der Aufbewahrungspflicht betroffen sein. > Quelle: OFD Niedersachsen

Handwerkerleistung auf 3 Jahre verteilen & Steuern sparen
Haus & Grund Lindau - Schwäbischer Verlag GmbH & Co. KG Drexler, Gessler
Ab 1. August 2004 Rechnungen auch an Privatpersonen
So setzen Sie den Handwerker von der Steuer ab
Schwarzarbeit oder Nachbarschaftshilfe?

E-Rechnung
Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich. Die DIN EN 16931^*1 "Elektronische Rechnungsstellung" führt ein semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung ein.
^*1 Die DIN EN 16931 führt ein semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung ein. Das semantische Modell umfasst nur die wesentlichen Informationselemente, die eine elektronische Rechnung enthalten muss, um die rechtliche (einschließlich steuerrechtliche) Richtigkeit sicherzustellen und die Interoperabilität für den grenzüberschreitenden Handel, den branchenübergreifenden Handel und den Binnenhandel zu ermöglichen. Das semantische Modell darf von Organisationen des privaten und öffentlichen Sektors bei der Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge angewendet werden. Es darf auch bei der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen des Privatsektors angewendet werden. Es ist nicht speziell für die Rechnungsstellung an Konsumenten ausgelegt.
Die DIN EN 16931 erfüllt mindestens die folgenden Kriterien:
– sie ist technologieneutral,
– sie ist mit den einschlägigen Internationalen Normen für die elektronische Rechnungsstellung vereinbar;
– die Anwendung dieser Norm sollte die Anforderungen an den Schutz von personenbezogenen Daten nach Richtlinie 95/46/EG erfüllen, unter Berücksichtigung der Grundsätze für Privatsphäre und Datenschutz durch Technik ("data protection by design"), Zweckbegrenzung, Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit; sie steht mit den einschlägigen Bestimmungen der Richtlinie 2006/112/EG in Einklang;
– sie ermöglicht die Einrichtung zweckmäßiger, benutzerfreundlicher, flexibler und kosteneffizienter Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung;
– sie berücksichtigt die speziellen Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen sowie von subzentralen öffentlichen Auftraggebern und anderen Auftraggebern;
– sie eignet sich für die Verwendung bei kaufmännischen Transaktionen zwischen Unternehmen.
Quelle: DIN Deutsches Institut für Normung e. V.

Für das von der EU vorgeschriebene Format gibt es aktuell in der Praxis zwei wesentliche Alternativen – den Standard der öffentlichen Verwaltung "XRechnung" und das in der Wirtschaft gängige Format "ZUGFeRD", das in der neusten Version 2.1.1 auch die Vorgaben der Verwaltung erfüllt. Beide Formate können mit einer entsprechenden Software erstellt werden. Ein weiteres Format ist das EDIFACT (EDI-Verfahren).

E-Rechnungen
Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Die XRechnung ist ein XML basiertes Rechnungsformat. Hier gibt es keinen für den Menschen lesbaren Teil. Die XRechnung ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund (oder den Bundesbehörden). Gesetzlich basiert sie auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931 und erfüllt alle Voraussetzungen für eine Rechnungsstellung, wie sie die seit 2020 gültige Verordnung vorgibt. Es gibt unterschiedliche Standards, wie die XRechnung eingereicht werden muss. Der Bund und die einzelnen Bundesländer haben jeweils unterschiedliche Lösungen entwickelt.
Dieses Format wird im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern bereits seit einigen Jahren verpflichtend genutzt. Ab 2025 wird die Verwendung elektronischer Rechnungen auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zur Pflicht. Das Datenformat der XRechnung ist rein strukturiert, so dass der Rechnungsinhalt automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden kann.

Was ist XRechnung?
d.velop AG

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
Das Rechnungsformat wurde mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entwickelt. Gesetzlich basiert die ZUGFeRD Rechnung auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der Norm DIN EN 16931.
Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten - nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem - problemlos möglich ist. PDF und XML müssen die Vorgaben des § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) berücksichtigen, um inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung darzustellen. Da die Finanzverwaltung keine konkreten Prüfpflichten bzw. Kontrollmaßnahmen für dieses Verfahren festgelegt hat, ist dem Rechnungssender und dem Rechnungssteller zu empfehlen, eigene Prüfmechanismen zur Sicherstellung der inhaltlichen Identität der beiden Rechnungen einzuführen. Neben den gesetzlichen Regelungen sind auch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), zuletzt vom 28. November 2019, zu beachten.

Was ist ZUGFeRD?
AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.

EDI (Electronic Data Interchange) dient zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen bzw. zwischen den unterschiedlichen (ERP-)Systemen der Geschäftspartner. Dieser erfolgt automatisch gemäß festgelegter internationaler Standards und stets in Form strukturierter, maschinenlesbarer Daten. Klassische Kommunikationswege auf Papierbasis sind auf diese Weise ersetzbar. Dabei ist EDI keine spezifische Technologie. Vielmehr bildet das Zusammenwirken verschiedener elektronischer Prozesse, Austauschprotokolle und Dokumenten-Standards ein EDI-System.
Es gibt zwei grundlegende Arten der EDI-Übertragung:
– Punkt-zu-Punkt- oder Direktverbindungen bei denen zwei Computer oder Systeme über das Internet ohne Vermittler eine Verbindung herstellen, in der Regel mit sicheren Protokollen.
– Value-added Network (VAN): Ein Netz einer Drittpartei verwaltet die Datenübertragung, in der Regel mit einem Mail-Boxing-Konzept.
Die Zulässigkeit des elektronischen Datenaustauschs per EDIFACT (EDI-Verfahren) ist abschließend noch nicht geklärt.

Was ist EDI?
d.velop AG

E-Rechnungspflicht

Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen (Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format [PDF, JPG, etc.] übermittelt werden). Eine PDF beinhaltet keinen strukturierten Datensatz) unterschieden.
Der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr^*2 ist ohne vorherige Zustimmung bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025.

Die elektronische Rechnung wird Pflicht
haufe-x360.de - Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Aber - Nichts wird so heiß gegessen, wie es gekocht wird.

Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.

Grundlage für die Fristen ist, wann der Umsatz ausgeführt wurde und welchen Umsatz das Unternehmen im vorangegangenen Kalenderjahr erzielt hatte.

Fristen für die verpflichtende Verwendung von elektronischen Rechnungen
Quelle:FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

Wachstumschancengesetz – Welche Bedeutung hat es für die elektronische Rechnung in Deutschland
Claudio Endres, FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

E-Rechnung - Zeitplan
1. Januar 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen.
1. Januar 2027: Pflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro zum Ausstellen von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).
1. Januar 2028: Pflicht für alle Unternehmen zum Ausstellen von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.

EDI-Verfahren können noch bis 31. Dezember 2027 weiter genutzt werden.

Ab 1. Januar 2025 Pflicht zur E-Rechnung: Ein PDF per E-Mail reicht nicht aus
Daniela Lorenz, DHZ - Holzmann Medien GmbH & Co. KG

^*2 Die Abkürzungen B2A (B2G), B2B, B2C, A2A und A2C bezeichnen die Arten der Geschäftsbeziehungen.
• B2A (Business to Administration) und B2G (Business to Government) beschreibt die Beziehung zwischen einem Unternehmen und einer Behörde. Damit ist die geschäftliche Beziehung aber auch die Kommunikation gemeint. Demnach kann ein Unternehmen mit einer öffentlichen Verwaltung Informationen austauschen oder eine geschäftliche Beziehungen eingehen.
• B2B (Business to Business) ist die Geschäftsbeziehung von mindestens zweier Unternehmen gemeint und es können verschiedene Leistungen und Konstellationen auftreten. So können Dienstleistungen angeboten werden oder aber auch Güter zwischen zwei Unternehmen vermittelt werden. Es gibt Firmen, die sich hauptsächlich auf den B2B Markt spezialisieren. Je nach Branche können hier größere Handelsvolumen auftreten, als bei einem B2C Geschäftsmodell. Das B2B Modell grenzt sich oft vom B2C Modell ab, bei dem der Konsument direkt angesprochen wird.
Mit B2B Marketing ist gemeint, dass die Marketingmaßnahmen darauf ausgerichtet sind, dass man damit andere Firmen anspricht. Es geht dabei vor allem, wie die Werbung konzipiert ist um neue Firmen-Kunden zu erhalten. Die Prozesse und Ansätze sind dabei ähnlich wie beim B2C Marketing, allerdings kann deutlich mehr Zeit vergehen bis es zu einem Abschluss kommt, da mehr Entscheidungsebenen durchlaufen werden müssen.
• B2C (Business to Consumer) beschreibt die Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmer und Einzelperson, wobei eine Firma etwas an einen Konsumenten vertreibt. Das Unternehmen geht in seiner Ansprache direkt auf den Einzelkonsumenten ein. Im Vergleich zum B2B Markt, ist der B2C Markt deutlich größer. Wenn man selbst als Privatperson unterwegs ist, dann ist der B2C Markt der am häufigsten anzutreffende Markt für einen selbst.
Bei B2B unterhalten Firmen Geschäftsbeziehungen zu anderen Firmen. Die Unternehmen versuchen also vor allem auf dem Geschäftsweg zu anderen Firmen ihre Produkte und Leistungen zu vertreiben. und bei B2C versucht eine Firma, welche den B2C Ansatz verfolgt, den Absatzweg über Einzelkonsumenten zu gestalten. Die Leistungen und Produkte werden also an Einzelpersonen verkauft.
Der B2B Markt ist deutlich kleiner als der B2C Markt. Das bedeutet aber nicht, dass dies weniger lukrativ ist. Im Gegenteil, es kann auch bedeuten, dass man nur wenige Firmenkunden benötigt um gute Umsätze zu erzielen. Dies hängt immer vom Einzelfall ab.
• A2A (Administration to Administration) bezeichnet die Beziehung von Behörden untereinander. A2A ist nicht so geläufig aber taucht in folge der Digitalisierung von Behörden immer häufiger auf. Das Thema E-Government, also das Behörden alle Prozesse online abwickeln, soll in Deutschland künftig einen großen Stellenwert einnehmen.
• A2C (Administration to Consumer) beschreibt die Beziehung zwischen Behörden und Privatpersonen. Die Behörde unterhält für die Einzelperson oft Angebote und Leistungen, die für die Privatperson verpflichtend sind (z.B. die Ausstellung eines Personalausweises).
Quelle: affiliateschool.de, Christopher Hauff

Geschäftsbeziehungen - B2A (B2G), B2B, B2C, A2A und A2C?
affiliateschool.de, Christopher Hauff

Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für umsatzsteuerfreie Lieferungen (z.B. steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen) und Leistungen (z.B. als Kleinunternehmer, medizinische oder gesundheitliche Leistungen, Bildungsleistungen, künstlerische Darbietungen), Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.

Norm DIN EN 16931
Quadient Germany GmbH & Co. KG
Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen
Uwe Zahlten, Industrie- und Handelskammer (IHK) Darmstadt
.Papierloses Büro: E-Rechnung einfach erklärt
Jessica Schömburg, DHZ - Holzmann Medien GmbH & Co. KG
E-Rechnung mit ZUGFeRD
Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen
GS1 Germany GmbH

E-Rechnungen
Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Dokumentenmanagement
Mit dem Dokumenten-Management-System (DMS) können Dokumente (Kundendaten, Auftragsdaten, Berechnungsunterlagen, Leistungsverzeichnisse, Bilddaten, Rechnungsdaten, Auswertungsdaten, Produktdaten) rechtssicher digitalisiert und archiviert werden. Ein DMS geordnet, katalogisiert, schützt vor Veränderung und ist vor allen Dingen benutzerfreundlich. Ein Zugriff auf alle Dateien ist jederzeit und überall möglich.
So kann ein einzelnes neues Dokument aus der Papierform einfach digitalisiert werden. Es wird es eingescannt, das richtige Dateiformat ausgewählt und dann mit einem sinnvollen Namen versehen, in den richtigen Ordner verschoben.
Die Voraussetzung für den Einsatz eines Dokument-Management-Systems und eine regelmäßige Datensicherung sind hochverfügbare Speichersysteme.
Mit der Nutzung des DMS werden nicht nur Wettbewerbsvorteile erreicht, sondern es reduziert auch den Aufwand auf Grund optimierter Arbeitsprozesse und der zentralen, digitalen Dokumentenablage.

Dokumente digital, strukturiert und rechtssicher archivieren - IQUADRAT AG
Dokumentenmanagement - Bents Büro GmbH
Lagergut-Digital - Digitalisierung und elektronische Archivierung - Lagergut GmbH

Wasserzeichen
Ein Wasserzeichen (Logo oder ein Text) wird eingesetzt, um das Urheberrecht an einem Dokument oder einer Bilddatei anzuzeigen. Es wird auch für die Vermarktung digitaler Arbeitsergebnisse eingesetzt. Das Wasserzeichen schützt nicht nur das Urheberrecht der eigenen Arbeit, es stellt auch sicher, dass diese nicht ohne Erlaubnis verändert oder weiterverwendet werden kann.
Ein Wasserzeichen kann aber auch zur Einführung einer Marke oder eines Unternehmens (Branding-Taktik) eingesetzt werden. Wie eine Unterschrift kennzeichnet das digitale Wasserzeichen seinen Namen und soll den Bekanntheitsgrad einer Marke erhöhen.
In vielen Fällen wird ein digitales Wasserzeichen verwendet, den Status eines Dokuments (Original, Kopie, Entwurf, Muster) zu kennzeichnen. Dadurch kann eine Arbeit vom Entwurf bis zur Fertigstellung verfolgt werden.
Jeder kennt die Wasserzeichen auf Banknoten, durch die Fälschungen verhindert werden sollen.

Wie ein Wasserzeichen aussehen soll, kann jeder Anwender selber festlegen. Es kann ein Logo, ein Bild oder ein Text (Statusinformationen) sein. In der Regel ist das von dem Objekt (Dokument [z. B. Fachbericht, Rechnung, Bauplanung, Berechnungsunterlagen, Leistungsverzeichnis], Bild, Video) abhängig.
Es gibt auch die Möglichkeit, ohne ein Wasserzeichen, durch spezielle Merkmale an bestimmten Stellen auf den Dokumenten und Fotos nachzuweisen, dass man der Eigentümer ist.
Es gibt viele Anbieter (z. B. Dropbox, Microsoft Word, Photoscape, Photoshop, Adobe Creative Cloud Express) mit denen man eigene Wasserzeichen erstellen kann. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Geschäftspapiere mit eigenem Wasserzeichen erstellen zu lassen.

Was bedeutet "Wasserzeichen"? - Dropbox
Wasserzeichen Papier ist etwas Besonderes - HERRMANN Druck+Media GmbH
Digitale Wasserzeichen - Schutz digitaler Mediendaten - Fraunhofer-Gesellschaft

Cloud-Speicher

Das Arbeiten mit einer Cloud ist eine einfache, zuverlässige und skalierbare Methode zum Speichern, Abrufen und Freigeben von Daten. Da die meisten Computernutzer nicht selbst Hard- und Software für einen eigenen Cloudspeicher einrichten wollen, gibt es kommerzielle Cloud-Anbieter mit unkomplizierte Fertiglösungen. Die Datenübertragung sollte in jedem Falle verschlüsselt erfolgen.
Die Nutzung einer Cloud bietet sich an, wenn Unternehmensdaten auf mehr als nur einem Rechner (Laptop, Smartphones, Tablets) verfügbar sein sollen. Dann kann man überall auf alle benötigten Daten (z. B. Berechnungsunterlagen, technische Unterlagen, Bilder, Videos) zugreifen. Vorausgesetzt, es gibt eine Internetverbindung.
Eine Hemmschwelle für die Nutzung er Cloud ist das Thema Datenschutz. Die Skepsis gegenüber der "Wolke" ist besonders bei deutschen Unternehmen verbreitet. Die meisten Server stehen im Ausland und da werden eine fehlende Abhörsicherheit, Verschlüsselungsprobleme, gehackte Serverarchitekturen und geringe Ausfallsicherheit vermutet. Die Server sollten also in Deutschland stehen, bei denen dann deutsches Recht angewendet werden muss. Hier gelten dann die überarbeiteten Datenschutzgesetze nach neuester EU-Norm.

Eine große Gefahr bei der Nutzung einer Cloud besteht darin, wenn jemand die vollständigen Zugangsdaten hat, dann hat der auch einen Zugriff auf die Daten in der Cloud. Ein weiterer Nachteil, ohne Internet keinen Zugriff auf die Cloud. Also sollte man bedenken, dass man nur per Internet einen Zugriff auf die eigenen Daten hat.
Ein Vorteil bei der Einrichtung einer Cloud ist, dass die gespeicherten Daten auch dann sicher sind, wenn diese, die auf dem Computer z. B. durch ein Feuer oder Hochwasser vernichtet wurden, weiter vorhanden sind.

Arten der Cloud-Bereitstellung
Bei Cloud-Services unterscheidet man verschiedene Arten der Bereitstellung. Je nachdem von wem die Services angeboten werden und an welche Zielgruppe sie sich richten, spricht man dabei von
• Public Clouds
• Private Clouds
• Hybrid Clouds
• Community Cloud

Public Cloud
Die Public Cloud oder öffentliche Cloud ist ein Angebot eines frei zugänglichen Providers, der seine Dienste offen über das Internet für jedermann zugänglich macht. Webmailer-Dienste oder die bekannten Google-Docs sind ebenso Beispiele für Public Cloud Angebote wie die kostenpflichtigen Services eines Microsoft Office 365 oder eines SAP Business by Design.
Private Cloud
Dem gegenüber stehen Private Cloud Dienste. Aus Gründen von Datenschutz und IT-Sicherheit ziehen es Unternehmen häufig vor, ihre IT-Dienste weiterhin selbst zu betreiben und ausschließlich ihren eigenen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Werden diese in einer Weise angeboten, dass der Endnutzer im Unternehmen cloud-typische Mehrwerte nutzen kann, wie z. B. eine skalierbare IT-Infrastruktur oder installations- und wartungsfreie IT-Anwendungen, die über den Webbrowser in Anspruch genommen werden können, dann spricht man von einer Private Cloud. Häufig werden diese Mehrwerte aber in so bezeichneten IT-Infrastrukturen nicht oder nur teilweise erreicht.
Hybrid Clouds
Mit Hybrid Clouds werden Mischformen dieser beiden Ansätze bezeichnet. So laufen bestimmte Services bei öffentlichen Anbietern über das Internet, während datenschutzkritische Anwendungen und Daten im Unternehmen betrieben und verarbeitet werden. Die Herausforderung liegt hier in der Trennung der Geschäftsprozesse in datenschutzkritische und -unkritische Workflows. Voraussetzung ist eine saubere und konsequente Klassifizierung der im Unternehmen vorhandenen und verarbeiteten Daten.
Community Clouds
Einen eher seltenen Spezialfall stellen die so genannten Community Clouds dar. So werden Cloud-Infrastrukturen bezeichnet, die von mehreren Unternehmen – z. B. im Kontext eines Projekts – genutzt und bereitgestellt werden, um gemeinsam auf bestimmte Dienste zugreifen zu können. Diese sind jedoch nicht öffentlich verfügbar, sondern beschränken sich auf einen definierten Nutzerkreis.
Quelle: Fraunhofer-Allianz Cloud Computing

Die 10 besten Cloud-Speicher - Florian Papenfuß, Heise Medien GmbH & Co. KG
Was ist eine Cloud und wie funktioniert sie? - Marcus Ladwig, cloudplan GmbH
Cloud Computing – Funktionsweisen, Provider, Risiken - VDI Verlag GmbH
Die Public Cloud: Mehr Rechenpower für alle! - IONOS SE
Eigene Cloud einrichten - Tristan Radtke

Aufbewahrungsfristen
Geschäftliche Unterlagen muss jeder Gewerbetreibende nicht nur im eigenen Interesse sondern auch nach dem Steuer- und Handelsrecht über einen bestimmten Zeitraum (6 und 10 Jahre) aufbewahren.
Auch Privatleute haben nach dem Steuerrecht eine zweijährige Aufbewahrungspflicht. Diese bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die sie im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Dazu gehören sämtliche Bauleistungen, Planerunterlagen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Grenzbebauungen. Ein Hinweis auf diese Aufbewahrungspflicht muss in der Rechnung (UStG) angegeben werden. Der Hintergrund liegt u. a. in der Bekämpfung der Schwarzarbeit. Alle Unterlagen, die handwerkliche Leistungen beinhalten, besonders die die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten bis zu fünf Jahre lang in Papierform und als Original aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen 2021
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen - 2020
Aufbewahrungsfristen - 2017

Abschlagszahlung
Eine Abschlagszahlung ist eine Teilzahlung, die man beim Kauf eines Produktes an den Händler oder einer Dienstleistung an den Leistungsanbieter tätigt. Diese findet erst dann statt, wenn eine Teilleistung erbracht wurde. Die Abschlagszahlung darf nicht mit einer Anzahlung verwechselt werden, denn diese wird vor bzw. bei einem Kauf oder einer Leistung getätigt (z. B. zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses).
In der Regel werden Zahlungen erst bei der Lieferung eines Produktes oder nach einer vollständiger Fertigstellung einer Leistung fällig. Es gibt aber auch Fälle, in denen Abschlagszahlungen verlangt werden.Dazu gehören Leistungen, die über einen längeren Zeitraum stattfinden.
Üblich sind Abschlagszahlungen z. B.
• bei der Stromversorgung erhält man am Ende des Jahres keine Komplett-Rechnung, sondern mehrere Abschlagzahlungen, wobei eine Rückerstattung oder Nachzahlung notendig wird,
• bei den Mietnebenkosten werden Abschlagszahlungen für die Nebenkosten monatlich fällig,
• im Bauhandwerk werden oft nach verschiedenen Bauabschnitten Abschlagzahlungen fällig bzw. vereinbahrt,
• bei der Gehalts- oder Lohnzahlung können Abschlagszahlungen (Vorschuss, Vorauszahlung) vereinbahrt werden.

Eine Abschlagsrechnung muss klar und deutlich als solche gekennzeichnet sein. Alle Abschlagszahlungen müssen auf der Endrechnung aufgelistet werden. Bei einer Abschlagsrechnung wurde noch keine Teilleistung komplett erbracht. Es existiert kein fertiggestelltes Produkt oder Leistung, weshalb man einen pauschalen Betrag oder einen Anteil des Gesamtbetrags vereinbahrt. Hier wird auf der Rechnung daher auch nicht klar aufgeführt, was schon geleistet wurde und was nicht.

Bei der Gestaltung der der Abschlagzahlungen unterscheidet man Verträge nach dem BGB - "Bürgerlichen Gesetzbuch" und der VOB - "Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen".

Was ist eine Abschlagszahlung? - SumUp Limited
Was ist die Abschlagszahlung? - Lexware.de
Abschlussrechnung - Abschlagsrechnung - Günther Krüger, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Bei Lieferung des Materials 33 bis 50 % der Materialkosten. Danach je nach Fortschritt der Montagearbeiten 70 bis 80 % der bereits erbrachten Lohnkosten. Bei Fertigstellung (Abnahme mit Abnahmeprotokoll) und der Beseitigung der erkennbaren Mängel 90 % der Vertragssumme, da z. B. bei Heizungsanlagen immer noch Arbeiten zu einem späteren Zeitpunkt notwendig sind (z. B. Einstellen der Regelung in der ersten Heizperiode, Fertigstellen der Rohrdämmungen). Nach der Erledigung der im Abnahmeprotokoll aufgeführten Arbeiten wird der Sicherheitsbehalt fällig, wenn keine Kosten durch evtl. Mängel oder einen Zeitverzug entstandenen sind.

Abschlagszahlung nach BGB

Abschlagzahlung - VOB
Bei einem VOB-Vertrag ist der Anspruch auf Abschlagszahlungen die Regel. Bei diesen Verträgen handelt es sich um größere Baumaßnahmen mit relativ längerer Bauzeit für Öffentliche Auftraggeber (Bund, Land, Gemeinde). Nach § 16 Abs. 1 - VOB/B "Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen" sind Abschlagszahlungen auf Antrag zu gewähren. Dabei sollten diese möglichst kurze Zeitabstände haben oder mit den Vertragspartnern sind die Zeitpunkte zu vereinbaren. Die Höhe hat den Wert der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäßen Bauleistungen einschließlich einem darauf entfallenden Betrags für die Umsatzsteuer, sofern nicht Steuerschuldnerschaft des Auftraggebers vorliegt. Die erbrachten Leistungen müssen mit Bezug auf § 16 Abs. 1 VOB/B durch eine "prüfbare Aufstellung" nachgewiesen werden. Das kann mit einem Aufmaß und einer daraufhin erfolgten Abschlagsrechnung erfolgen.

Abschlagszahlung nach VOB

Abschlagsrechnung
Bei der Abschlagsrechnung vereinbahren die Vertragspartner (Auftraggeber und Auftragnehmer), dass ein bestimmter Anteil an der Gesamtsumme oder ein vorher festgelegter Pauschalbetrag als Abschlagszahlung bezahlt wird. Eine Abschlagsrechnung ist also eine ungenauere Teilrechnung. Sie ist gegenüber der Teilrechnung weniger genau bzw. detailliert aufgebaut.
Abschlagszahlungen werden nicht nur über sehr große Summen vereinbart. Besonders für Kleinunternehmern und Betriebe, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen, können die Abschlagszahlungen bei größeren Projekten, die eine längere Zeit beanspruchen und hohe Materialkosten verursachen, überlebenswichtig sein.
Für Handwerker hat sich das Recht erheblich verbessert. Neben den § 650v, § 632a und §§ 946ff BGB gibt es auch Regelungen in § 16 Abs. 1 - VOB/B und im Forderungssicherungsgesetz. Aber wie überall, klare Absprachen und Verträge sichern den reibungsloseren und zeitplanmäßigen Ablauf bei Abschlagsrechnungen.

Angaben auf einer Abschlagsrechnung
• Bezeichnung der Rechnung: Der Begriff "Abschlagsrechnung" muss auf der Rechnung genannt werden
• Rechnungsnummer: Auf fortlaufende Nummerierung achten. Außerdem angeben, die wievielte Abschlagsrechnung der Kunde vor sich hat
• Angaben: Name, Firma und Anschrift
• Angaben des Rechnungsempfängers: Name, Firma und Anschrift (Rechnungsadresse)
• Datum der Abschlagsrechnung
• Lieferzeitraum: Der Zeitraum oder Zeitpunkt, zu dem die Leistung erbracht wurde, die abrechnet wird, muss ebenfalls auf der Rechnung genannt werden. Sollte die Leistung erst in der Zukunft erbracht wird, gehört der voraussichtliche Lieferzeitpunkt auf die Rechnung
• Bezeichnung der Ware oder Dienstleitung: Möglichst genau Beschreibung der Leistung, die abrechnet wird, damit später keine Unstimmigkeiten auftreten
• Aktuell geltender Steuersatz
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern Umsatzsteuer berechnet wird)
• Grund für Befreiung von der Umsatzsteuer
• Netto- und Bruttobetrag

Abschlussrechnung - Abschlagsrechnung - Günther Krüger, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG
Abschlagsrechnung - sevDesk GmbH

Bauhandwerkersicherung
Die Bauhandwerkersicherung (Insolvenzsicherheit) nach § 650f BGB (alt § 648a BGB) befasst sich mit dem mangelhaften Schutz des Auftragnehmers, der besonders nach den Grundsätzen des §§ 946ff BGB Probleme bekommen kann. Danach  gehen eingebaute Materialien auch ohne Bezahlung in das Eigentum des Grundstückeigentümers über, wenn sie fest mit dem Bauwerk verbunden sind bzw. eingebaut wurden. Diese Rechtslage ist vielen Normaldenkenden nicht unbedingt verständlich. Ein Handwerker, der bemerkt, dass der Kunde nicht zahlen kann oder will, darf er die schon eingebauten Teile nicht wieder ausbauen. Er macht sich des Diebstahls und bei "Gewaltanwendung" des Raubes schuldig.
Mit dem Abschluss eines Bauwerksvertrages können die Auftragnehmer von seinem Auftraggeber eine Sicherheit in Höhe der voraussichtlichen Werklohnforderung (z .B. eine Bankbürgschaft) verlangen. Diese Sicherheitsleistung können aber nur diejenigen Auftragnehmer verlangen, die Leistungen zur Errichtung eines Bauwerks erbringen. Von dieser Verpflichtung, eine solche Sicherheit zu leisten, sind aber juristische Personen des öffentlichen Rechts (öffentliche Auftraggeber [Bund, Länder und Gemeinden]) und Privatpersonen, die Bauarbeiten zur Herstellung oder Instandsetzung eines Einfamilienhauses mit oder ohne Einliegerwohnung ausführen lassen, ausgeschlossen.

Am 13.03.2017 wurde die Bauhandwerkersicherungshypothek in § 650e BGB aufgenommen. Danach kann der Unternehmer eines Bauwerks oder eines einzelnen Teiles eines Bauwerks für seine Forderungen aus dem Vertrag die Einräumung einer Sicherungshypothek an dem Baugrundstück des Bestellers verlangen. Ist das Werk noch nicht vollendet, so kann er die Einräumung der Sicherungshypothek für einen der geleisteten Arbeit entsprechenden Teil der Vergütung und für die in der Vergütung nicht inbegriffenen Auslagen verlangen.

Bauhandwerkersicherung nach § 648a BGB