Die Kalkulation ist eine rechnungsbezogene Zusammenfassung von Kosten, eine Auswertungsrechnung und mit der Betriebsbuchhaltung und ein Teilgebiet der Kostenrechnung. Sie wertet die Kosten aus, die im betrieblichen Leistungsprozess entstanden sind, und bereitet sie auf. Dabei können die Kosten auf einzelne Kostenträger verteilt und zugerechnet werden.
Nach dem Kalkulationszweck gibt es in der betriebswirtschaftlichen Kostenrechnung drei Kalkulationsarten (Zuschlagskalkulation, Vorkalkulation, Nachkalkulation)

Betriebsbedingte Kosten

• Personalkosten (z. B. Löhne, Gehälter, Aufwand für Abstandszalungen und Pension, Sozialaufwand)
• Materialkosten (z. B. Rohstoffe, Vorprodukte, Betriebsstoffe, Hilfsstoffe)
• Dienstleistungskosten (z. B. Transport, Beratung, Energie, Versicherung)
• Kapitalkosten (z. B. Zinsen, in Großbetrieben > Dividenden)
• Raumkosten (z. B. Miete, Pacht, Reinigung)
• kalkulatorische Kosten (kalkulatorische Abschreibung, kalkulatorische Zinsen, kalkulatorische Wagnisse)

Kosten für die Funktionen des Betriebes

• Beschaffungskosten/Materialkosten
• Fertigungskosten
• Vertriebskosten (Betriebsabrechnungsbogen)
• Verwaltungskosten (Kostenstellenrechnung)
• Steuerkosten

Kalkulation im Handwerk
STREIT Software GmbH
Kostenrechnung - Kalkulation und Nachkalkulation - Controlling im Handwerk
Unternehmensberatung Axel Schröder
10 Fehler in der Kalkulation: "Viele kennen ihren Preis nicht"
Denny Gille, handwerk.com - Schlütersche Fachmedien GmbH

Zuschlagskalkulation (Selbstkostenkalkulation)
Bei der Zuschlagskalkulation (Selbstkostenkalkulation, Angebotskalkulation) wird versucht, alle anfallenden Kosten möglichst verursachungsgerecht, anhand von Kostenstellen und entsprechenden Verteilungssschlüsseln auf die Kostenträger eines Unternehmens zu verteilen. Die Zuschlagskalkulation nutzt die Daten (z. B. für ein Produkt oder ein Angebot bzw. Kostenvoranschlag), die im Rahmen der Kostenträgerrechnung gewonnen wurden. Diese Selbstkosten (eigenen Kosten) werden einem bestimmten Produkt zugeordnet. Die Ermittlung der Selbstkosten ist eine Vorstufe zur Kalkulation des Listenpreises eines Produktes. Zunächst werden zur Ermittlung der Selbstkosten alle Einzelkosten den einzelnen Kostenträgern zugeordnet. Dabei unterscheidet man zwischen Material- und Fertigungseinzelkosten. Einzelkosten sind Kosten, die direkt dem Kostenträger zugerechnet werden können. Kosten, die nicht direkt zugeordnet werden können, sind Gemeinkosten.

Die Gemeinkosten werden in vier Kostengruppen unterteilt:

• Materialgemeinkosten
• Fertigungsgemeinkosten
• Verwaltungsgemeinkosten
• Vertriebsgemeinkosten

Diese Kosten werden über einen im Betriebsabrechnungsbogen* (BAB) ermittelten Zuschlagssatz dem Produkt zugerechnet. Zuerst werden die Material- und Fertigungskosten berechnet. Um die Materialkosten zu berechnen, werden alle Einzelkosten des Materials erfasst. Danach werden die Gemeinkosten mithilfe des Zuschlagsatzes und der Summe der Materialeinzelkosten (z. B. Schrauben, Verbindungdsteile) gebildet. Materialgemeinkosten sind z. B. Transportkosten, Verpackungen und Heizungskosten. Die Fertigungskosten werden in der gleichen Art ermittelt. Diese Material- und Fertigungskosten bilden die Herstellkosten des Kostenträgers. Anhand der Herstellkosten werden mit den Zuschlagssätzen für Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten die Selbstkosten ermittelt.
* Der Betriebsabrechnungsbogen wird zur Kosten- und Leistungsrechnung im Bereich der Kostenstellenrechnung eingesetzt. Mit dem BAB werden die Kosten dort kontrolliert, wo sie verursacht werden, die Gemeinkosten auf die Kostenstellen verteilt, die Gemeinkostenzuschlagssätze für die Kalkulation und die Wirtschaftlichkeit der Kosten ermittelt.

Handwerksbetriebe verwenden mit vorberechneten bzw. vorbestimmten Zuschlägen, die im jeweiligen Betrieb ermittelt oder von Fachverbänden empfohlen werden, häufig die Zuschlagskalkulation. Dieses Kalkulationsverfahren ist einfach, praktikabel zu handhaben und liefert hinreichend genaue Kalkulationen. Besonders dann, wenn für die zu kalkulierenden Aufträge eine annähernd gleiche Leistungs- und Kostenstruktur haben. Dies gilt besonders für kleinere Handwerksbetriebe und Bauleistungsbetriebe, die weniger komplex sind.

Ein Beispiel ist z. B. die Berechnung eines Stundenverrechnungssatzes

Vorkalkulation (Angebotskalkulation)
Eine Vorkalkulation ist letztendlich eine Zuschlagskalkulation bzw. Angebotskalkulation. Die Unsicherheit bei der Vorkalkulation von größeren Projekten mit längeren Erstellungszeiten kann zu falschen bzw. zu zu niedrig kalkulierten Preisen führen, da die für diese Projekte üblichen speziellen Risiken nicht in der Kalkulation abgebildet sind. Eine hohe Qualität der für die Projektkalkulation durchgeführten Aufwandsschätzung ist maßgeblich für einen belastbaren Angebotspreis. Damit sind aber nicht alle Unwägbarkeiten gelöst. Für die Angebotskalkulation gibt es für verschiedene Branchen übliche Gestaltungsmöglichkeiten. Wenn etwa Materialpreise stark schwanken, können sie zwischen den Vertragsparteien auch erst zum Zeitpunkt der tatsächlichen Beschaffung festgelegt werden. Ist aber eine Festvergütung vereinbart, so besteht für den Auftragnehmer keine weitere Projektsteuerung, was deutlich risikoreicher ist.

Angebotskalkulation – So kalkulieren Sie Angebote richtig
Diplom-Betriebswirt Jörgen Erichsen, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Nachkalkulation
Die Nachkalkulation ist besonders im Handwerk überlebenswichtig. Nach der Erfüllung eines Auftrags müssen die wirklich entstandenen Kosten (Ist-Kosten) ermittelt werden. Dadurch wird festgestellt, ob die vorkalkulierten Kosten eingehalten oder überstiegen worden sind und welche Posten des Auftrags zum Gewinn beigetragen haben. Es wird überprüft, wie der Arbeitsstundeneinsatz war und welches Material eingesetzt wurde.
Im Gegensatz zum Einzelhandel oder Internethandel ist die Nachkalkulation im Handwerk schwieriger. Die Aufträge können über viele Monate laufen, dann kann die Nachkalkulation dafür sorgen, dass der Unternehmer immer den Überblick behält, ob sein derzeitiges Ist-Ergebnis im Plan zum Soll-Ergebnis liegt. Besonders bei größeren Aufträgen gibt es schwer kalkulierbare Arbeiten. Nur durch eine regelmäßige Nachkalkulation kann der Unternehmer erkennen, ob sein Angebotspreis den tatsächlich erforderlich gewordenen Aufwand für diese Leistungen abgedeckt hat.
Dazu benötigt der Unternehmer ständig Aufstellungen über die bisher ausgeführten Arbeiten (Aufmaße*). Bei umfangreichen und langfristigen Aufträgen sollte er nicht aus Kapazitätsmangel oder Zeitdruck auf der Baustelle diese kontinuierlichen Aufmaße unterlassen, sonst entgleiten die Aufträge in eine Schieflage. Die ständige Nachkalkulation erfolgt nach Erfordernis in regelmäßigen Abständen und richtet sich nach der Größe des Auftrages. Nur diese Ist-Ergebnisse bilden die Grundlage, ob die Arbeiten in der kalkulierten Zeit ausgeführt worden sind und ob Zusatzarbeiten Nachtragsangebote auslösen müssen. Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, folgt die Nachkalkulation. Sie sagt aus, ob die Vorkalkulation realistisch war und bildet die Grundlage für Folgeaufträge.

Formblatt - Nachkalkulation
Handwerkskammer Niederbayer-Oberpfalz
Nachkalkulation
Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

* Aufmaß
Einmal kurz Höhe, Länge und Breite der baulichen Gegebenheiten beim Kunden vor Ort messen oder aus den Bauzeichnungen entnehmen und schon kann es mit der Arbeit losgehen? Nein! Ein guter Handwerker weiß, dass sich hinter einem Aufmaß weit mehr versteckt. Denn es ist nicht nur wichtige Planungsgrundlage, sondern es zeigt auch den Umfang der tatsächlich erbrachten Bauleistung und dient als Grundlage für die spätere Abrechnung.

Der Begriff des Aufmaßes hat zwei unterschiedliche, wenn auch ähnliche Bedeutungen:
• das Ausmessen und Aufzeichnen eines bestehenden Gebäudes oder Gebäudeteils als Planungsgrundlage für die erforderlichen Tätigkeiten
• das Ermitteln des Umfangs erbrachter Bauleistungen nach ihrer Fertigstellung als Grundlage für die Rechnungsstellung
Nicht bei jeder Bauleistung muss ein Aufmaß berechnet werden. Auch hier gibt es zwei Varianten:
• Lässt sich die erforderliche Bauleistung in ihrer Art und ihrem Umfang exakt vorherbestimmen, werden oft Pauschalverträge geschlossen. Hier wird dem Kunden vorab die Kosten für die Gesamtleistung festgelegt. Ein Aufmaß ist entbehrlich.
• Bei Einheitspreisverträgen wird nach Beendigung des Auftrags die tatsächlich erbrachte Bauleistung abgerechnet. Die Kosten werden pro Leistungseinheit berechnet, die Erstellung eines Aufmaßes ist erforderlich.

Zeichnerisches Aufmaß
Gerade bei umfangreichen Projekten im Hoch- und Tiefbau ist es häufig praktisch nicht möglich, nach Beendigung der Tätigkeit das Ausmaß vor Ort aufzunehmen. Doch dank bereits vorliegender Angaben müssen Sie für die Erstellung Ihres Aufmaßes die Baustelle auch nicht noch einmal persönlich aufsuchen. Eine Voraussetzung für dieses zeichnerische Aufmaß gibt es jedoch: Während Ihrer Arbeitsausführung müssen Sie Ihre Pläne zur Bauplanung an die tatsächlichen Gegebenheiten anpassen und sämtliche Änderungen detailliert notieren. Das Leistungsverzeichnis liefert Ihnen die erforderlichen Angaben zu Maßen und Daten.
Örtliches Aufmaß
Anders sieht es bei einem örtlichen Ausmaß aus, das bei komplexen und in ihrer Art einmaligen Bauprojekten wie Gebäuderekonstruktionen oder Sanierungsarbeiten genutzt wird. Denn für solch individuelle Auftragsarbeiten lassen sich standardisierte Leistungsverzeichnisse und Ausführungszeichnungen nicht verwenden. Hier bleibt Ihnen keine Alternative, als die erforderlichen Messungen vor Ort durchzuführen.
Prüffähiges Aufmaß
Nur nach einer korrekten, präzisen Dokumentation Ihres gesamten Leistungsumfangs lässt sich Ihre Vergütung berechnen. Ob Ihre Darstellung diese Voraussetzungen erfüllt, wird durch das prüffähige Aufmaß ermittelt, bei dem eine unbeteiligte Person anhand Ihrer Unterlagen die Richtigkeit Ihrer der Angaben nachvollziehen können muss.
Gemeinsames und einseitiges Aufmaß
• In der Regel erstellen Sie nach beendeter Tätigkeit das Aufmaß in Eigenregie und legen es Ihrem Kunden zum Abzeichnen vor. Doch bei Zweifeln oder Unklarheiten in Ihren Aufzeichnungen folgt bei einem solchen einseitigen Aufmaß die Unterschrift nicht immer auf dem Fuße.
• Mit einem gemeinsam durchgeführten Aufmaß beugen Sie diesen Komplikationen vor, können Nachfragen sofort klären und alle für die Rechnung bedeutsamen Aspekte einheitlich feststellen. Eine vertragliche Verpflichtung besteht hierfür allerdings von keiner Seite, Ihr Auftraggeber kann die Rechnungsbegleichung nicht mit dem Hinweis auf ein einseitiges Ausmaß verweigern.
• 14 Absatz 2 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B (VOB/B) empfiehlt eine gemeinsame Feststellung aller für die Abrechnung erforderlichen Leistungen. Doch auch hier ist eine entsprechende Zusammenarbeit kein Muss.

Aufmaß – Definition, wichtige Infos & Tipps
STREIT Software GmbH
Aufmaß nach VOB - Beispiele, Tipps & Muster
STREIT Software GmbH
Abrechnung nach Aufmaß
STREIT Software GmbH.
Bauabrechnung - Aufmaß
bauprofessor.de - f:data GmbH

Mischkalkulation
Mit der Mischkalkulation können Handwerksunternehmer ihre Kosten und Gewinnzuschläge unterschiedlich auf Lohn und Material verteilen.
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Mischkalkulation: Was Handwerker dazu wissen müssen
Jana Tashina Wörrle, DHZ - Holzmann Medien GmbH & Co. KG
Mischkalkulation
bauprofessor.de - f:data GmbH

Um die Kosten einer Firma kennenzulernen,
folgende Informationen und Aufgaben zur Übung

Es gibt vermehrt Kunden, die versuchen, die aufgeschriebenen Arbeitszeiten nicht oder nur nach Reklamationen zu bezahlen.

Dieses Berechnungsbeispiel (Beispiel aus dem Jahre 2004 - neuen Lohn und neue Kosten eingeben) soll aufzeigen, warum dem Kunden ein solch hoher Stundenlohn in Rechnung gestellt werden muss. Es kann in der Praxis sehr wichtig werden, dem Kunden zu erklären, welche Hintergründe die hohen Verrechnungsätze haben.

Die Preise beziehen sich bei diesem Beispiel auf einen Kundendienst-Monteur. Ein mitarbeitender Lehrling* kostet je nach Lehrjahr 45 bis 75 % des Verrechnungssatzes. Nach neueren Gerichtsurteilen ist die Abrechnung eines Lehrlings nur noch erlaubt, wenn er aktiv oder aus aus Gründen der Arbeitssicherheit mitarbeitet. Dies führt immer mehr zu Streitigkeiten mit dem Kunden.
* Üblich sei ein prozentualer Anteil vom Stundenverrechnungssatz des Gesellen, wenn der Auszubildende tatkräftig und produktiv mitarbeitet. Das ist aber nicht gesetzlich geregelt.
Gestaffelt nach Ausbildungsjahren sind das:
bis zu 45 % im ersten Lehrjahr,
bis zu 55 % im zweiten Lehrjahr,
bis zu 65 % im dritten Lehrjahr,
bis zu 75 % im vierten Lehrjahr.

Aber auch die Mitarbeiter sollten sich über ihre eigenen hohen Verrechnungssätze im Klaren sein. So sollten sie bedenken, dass z. B. eine Tasse Kaffee und eine Zigarette (ca. 10 Minuten nicht arbeiten), die der Kunde ausgibt, etwa 7,00 € kostet.

Auch muss der Mitarbeiter verstehen, welche Kosten hinter dem Preis stehen. Es wäre geradezu frustrierend, wenn er meint, dass die Differenz zwischen seinem Stundenlohn und dem auf der Rechnung stehende Stundenlohn, der Gewinn der Firma wäre. In diesem Beispiel wäre der zu erwartende Gewinn ca. 4 % (ca. 1,61 €/Stunde). Einen Teil dieses Betrages wird benötigt, das Eigenkapital der Firma zu erhöhen.

Auch stelle ich gerne einmal die Frage in den Raum, warum die Stundenverrechnungssätze in einer Kfz-Werkstatt widerspruchslos bezahlt werden? Liegt es evtl. daran, dass dort meistens nur die Preise pro Arbeitseinheit angegeben werden? Umgerechnet auf die Stunde, kommt man dann schnell auf 90 bis 120 €.