Die Kostenrechnung (Kosten- und Leistungsrechnung) ist ein wesentlicher Teil des Rechnungswesens in Unternehmen. Sie dient zur Ermittlung und Kontrolle von Kosten und Erlösen und liefert wichtige Informationen zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens und für die unternehmerische Entscheidungsfindung. Dadurch ist ein objektiver Vergleich zwischen den Soll-Kosten aus der Planung und den tatsächlich entstandenen Kosten (Ist-Kosten).
Die Aufgaben der Kostenrechnung sind

• Erfassung aller Kosten
• Kostenkalkulationen
• Bewertungen von Kostenträgern
• Kontrolle der Wirtschaftlichkeit (Soll-Ist-Vergleich)
• Informationsbereitstellung für betriebliche Entscheidungen

Die Kostenrechnung gliedert die Rechnungsarten in drei Stufen

• Kostenartenrechnung
• Kostenstellenrechnung
• Kostenträgerrechnung

Die erste Stufe der Kosten- und Leistungsrechnung ist die Kostenartenrechnung. Hier werden die Kosten von Erträgen von Aufwendungen und Leistungen abgegrenzt werden. Außerdem werden die anfallenden Kosten und Leistungen von einer Abrechnungsperiode erfasst und anschließend gegliedert. Grundsätzlich befasst sich die gesamte Kostenartenrechnung damit, welche Kosten wann und vor allem in welcher Höhe angefallen sind.

Kostenstellenrechnung
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Kostenträgerrechnung
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Die Kalkulation ist eine rechnungsbezogene Zusammenfassung von Kosten, eine Auswertungsrechnung und mit der Betriebsbuchhaltung und ein Teilgebiet der Kostenrechnung. Sie wertet die Kosten aus, die im betrieblichen Leistungsprozess entstanden sind, und bereitet sie auf. Dabei können die Kosten auf einzelne Kostenträger verteilt und zugerechnet werden.

Betriebsbedingte Kosten

• Personalkosten (z. B. Löhne, Gehälter, Aufwand für Abstandszalungen und Pension, Sozialaufwand)
• Materialkosten (z. B. Rohstoffe, Vorprodukte, Betriebsstoffe, Hilfsstoffe)
• Dienstleistungskosten (z. B. Transport, Beratung, Energie, Versicherung)
• Kapitalkosten (z. B. Zinsen, in Großbetrieben > Dividenden)
• Raumkosten (z. B. Miete, Pacht, Reinigung)
• kalkulatorische Kosten (kalkulatorische Abschreibung, kalkulatorische Zinsen, kalkulatorische Wagnisse)

Kosten für die Funktionen des Betriebes

• Beschaffungskosten/Materialkosten
• Fertigungskosten
• Vertriebskosten (Betriebsabrechnungsbogen)
• Verwaltungskosten (Kostenstellenrechnung)
• Steuerkosten

Nach dem Kalkulationszweck gibt es in der betriebswirtschaftlichen Kostenrechnung drei Kalkulationsarten

• Zuschlagskalkulation
• Vorkalkulation
• Nachkalkulation

Zuschlagskalkulation (Selbstkostenkalkulation)
Bei der Zuschlagskalkulation (Selbstkostenkalkulation, Angebotskalkulation) wird versucht, alle anfallenden Kosten möglichst verursachungsgerecht, anhand von Kostenstellen und entsprechenden Verteilungssschlüsseln auf die Kostenträger eines Unternehmens zu verteilen. Die Zuschlagskalkulation nutzt die Daten (z. B. für ein Produkt oder ein Angebot bzw. Kostenvoranschlag), die im Rahmen der Kostenträgerrechnung gewonnen wurden. Diese Selbstkosten (eigenen Kosten) werden einem bestimmten Produkt zugeordnet. Die Ermittlung der Selbstkosten ist eine Vorstufe zur Kalkulation des Listenpreises eines Produktes. Zunächst werden zur Ermittlung der Selbstkosten alle Einzelkosten den einzelnen Kostenträgern zugeordnet. Dabei unterscheidet man zwischen Material- und Fertigungseinzelkosten. Einzelkosten sind Kosten, die direkt dem Kostenträger zugerechnet werden können. Kosten, die nicht direkt zugeordnet werden können, sind Gemeinkosten.

Die Gemeinkosten werden in vier Kostengruppen unterteilt:

• Materialgemeinkosten
• Fertigungsgemeinkosten
• Verwaltungsgemeinkosten
• Vertriebsgemeinkosten

Diese Kosten werden über einen im Betriebsabrechnungsbogen* (BAB) ermittelten Zuschlagssatz dem Produkt zugerechnet. Zuerst werden die Material- und Fertigungskosten berechnet. Um die Materialkosten zu berechnen, werden alle Einzelkosten des Materials erfasst. Danach werden die Gemeinkosten mithilfe des Zuschlagsatzes und der Summe der Materialeinzelkosten (z. B. Schrauben, Verbindungdsteile) gebildet. Materialgemeinkosten sind z. B. Transportkosten, Verpackungen und Heizungskosten. Die Fertigungskosten werden in der gleichen Art ermittelt. Diese Material- und Fertigungskosten bilden die Herstellkosten des Kostenträgers. Anhand der Herstellkosten werden mit den Zuschlagssätzen für Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten die Selbstkosten ermittelt.
* Der Betriebsabrechnungsbogen wird zur Kosten- und Leistungsrechnung im Bereich der Kostenstellenrechnung eingesetzt. Mit dem BAB werden die Kosten dort kontrolliert, wo sie verursacht werden, die Gemeinkosten auf die Kostenstellen verteilt, die Gemeinkostenzuschlagssätze für die Kalkulation und die Wirtschaftlichkeit der Kosten ermittelt.

Handwerksbetriebe verwenden mit vorberechneten bzw. vorbestimmten Zuschlägen, die im jeweiligen Betrieb ermittelt oder von Fachverbänden empfohlen werden, häufig die Zuschlagskalkulation. Dieses Kalkulationsverfahren ist einfach, praktikabel zu handhaben und liefert hinreichend genaue Kalkulationen. Besonders dann, wenn für die zu kalkulierenden Aufträge eine annähernd gleiche Leistungs- und Kostenstruktur haben. Dies gilt besonders für kleinere Handwerksbetriebe und Bauleistungsbetriebe, die weniger komplex sind.

Ein Beispiel ist z. B. die Berechnung eines Stundenverrechnungssatzes

Vorkalkulation (Angebotskalkulation)
Eine Vorkalkulation ist letztendlich eine Zuschlagskalkulation bzw. Angebotskalkulation. Die Unsicherheit bei der Vorkalkulation von größeren Projekten mit längeren Erstellungszeiten kann zu falschen bzw. zu zu niedrig kalkulierten Preisen führen, da die für diese Projekte üblichen speziellen Risiken nicht in der Kalkulation abgebildet sind. Eine hohe Qualität der für die Projektkalkulation durchgeführten Aufwandsschätzung ist maßgeblich für einen belastbaren Angebotspreis. Damit sind aber nicht alle Unwägbarkeiten gelöst. Für die Angebotskalkulation gibt es für verschiedene Branchen übliche Gestaltungsmöglichkeiten. Wenn etwa Materialpreise stark schwanken, können sie zwischen den Vertragsparteien auch erst zum Zeitpunkt der tatsächlichen Beschaffung festgelegt werden. Ist aber eine Festvergütung vereinbart, so besteht für den Auftragnehmer keine weitere Projektsteuerung, was deutlich risikoreicher ist.

Angebotskalkulation – So kalkulieren Sie Angebote richtig

Nachkalkulation
Die Nachkalkulation ist besonders im Handwerk überlebenswichtig. Nach der Erfüllung eines Auftrags müssen die wirklich entstandenen Kosten (Ist-Kosten) ermittelt werden. Dadurch wird festgestellt, ob die vorkalkulierten Kosten eingehalten oder überstiegen worden sind und welche Posten des Auftrags zum Gewinn beigetragen haben. Es wird überprüft, wie der Arbeitsstundeneinsatz war und welches Material eingesetzt wurde.
Im Gegensatz zum Einzelhandel oder Internethandel ist die Nachkalkulation im Handwerk schwieriger. Die Aufträge können über viele Monate laufen, dann kann die Nachkalkulation dafür sorgen, dass der Unternehmer immer den Überblick behält, ob sein derzeitiges Ist-Ergebnis im Plan zum Soll-Ergebnis liegt. Besonders bei größeren Aufträgen gibt es schwer kalkulierbare Arbeiten. Nur durch eine regelmäßige Nachkalkulation kann der Unternehmer erkennen, ob sein Angebotspreis den tatsächlich erforderlich gewordenen Aufwand für diese Leistungen abgedeckt hat.
Dazu benötigt der Unternehmer ständig Aufstellungen über die bisher ausgeführten Arbeiten (Aufmaße). Bei umfangreichen und langfristigen Aufträgen sollte er nicht aus Kapazitätsmangel oder Zeitdruck auf der Baustelle diese kontinuierlichen Aufmaße unterlassen, sonst entgleiten die Aufträge in eine Schieflage. Die ständige Nachkalkulation erfolgt nach Erfordernis in regelmäßigen Abständen und richtet sich nach der Größe des Auftrages. Nur diese Ist-Ergebnisse bilden die Grundlage, ob die Arbeiten in der kalkulierten Zeit ausgeführt worden sind und ob Zusatzarbeiten Nachtragsangebote auslösen müssen. Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, folgt die Nachkalkulation. Sie sagt aus, ob die Vorkalkulation realistisch war und bildet die Grundlage für Folgeaufträge.

Formblatt - Nachkalkulation

Warum die Nachkalkulation für Handwerksbetriebe so wichtig ist!